Tempo de guarda de documentos

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TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS CONTÁBEIS

COMPETÊNCIA FEDERAL

I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO

DOCUMENTOTEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO
Acordo de compensação de horas 5 anosRetroativo à data da extinção do contrato de trabalhoTemporário
Acordo de prorrogação de horas 5 anosRetroativo à data da extinção do contrato de trabalhoTemporário
Atestado de Saúde OcupacionalTempo de Validade Temporário
Adiantamento salarial5 anos
Aviso prévio – comunicado2 anos
Autorização de descontos não previstos em lei5 anos
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados36 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Temporário5 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalhoTemporário
CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho10 anosPrimeiro dia do exercício seguinte Temporário
Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais.Indeterminado
Comprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS10 anos
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atasIndeterminado Permanente
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas 5 anos Próximo processo eleitoralTemporário
COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF)5 anosData do recolhimentoTemporário
Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional10 anos Primeiro dia do exercício seguinteTemporário
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Temporário
Controles de ponto5 anos
Contrato de trabalhoIndeterminado Permanente
Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD10 anos
DARF´s – PIS (Programa de Integração Social)10 anos Data do recolhimento Temporário
Depósitos do FGTS30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Permanente
Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS10 anos
Comunicação do Aviso Prévio5 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho Temporário
Comprovante de pagamento ou declaração do segurado10 anos

COMPETÊNCIA FEDERAL

I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO

DOCUMENTOTEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO
Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço ptrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.)10 anosPrimeiro dia do exercício seguinte Temporário
Livro DiárioIndeterminado Permanente
Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual3 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social10 anos Data do recolhimento Temporário
Folha de pagamento10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social30 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho Temporário
GPS (Guia da previdência Social) – original10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical5 anos Permanente
GRE – Guia de Recolhimento do FGTS30 anos Próximo processo eleitoral Temporário
GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social 30 anos Data do recolhimento Temporário
Histórico clínico20 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT20 anos

COMPETÊNCIA FEDERAL

I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO

DOCUMENTOTEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias – Livro Diário – Livro RazãoIndeterminado/10 anos 1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Permanente
Livro “Registro de Segurança”Exist. do equipamento Temporário
Livro de Inspeção do TrabalhoPermanente Permanente
Livros ou fichas de Registro de EmpregadoIndeterminado Permanente
Livros, cartão ou fichas de ponto5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Temporário
Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT)5 anos Data do comprovante de entrega Temporário
PIS-Programa Integração Social – PASEP – Progr.Formação Patrim. Serv. Público10 anos Data de recolhimento Temporário
PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário20 anos Primeiro dia do exercício seguinte Permanente
Pedido de demissão2 anos
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO20 anos
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais5 anos Data de entrega Temporário
RE – Relação de Empregado do FGTS30 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Recibo de entrega do formulário Declaração de InstalaçãoIndeterminado Permanente
Recibo de entrega do vale-transporte5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Temporário
Recibos de pagamento de férias 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Recibo de pagamento de salário 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Recibos de pagamento do 13º salário10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Recibos e abonos pecuniários5 anos
Relação dos depósitos bancários de salários 5 anos
Resumo Estatístico Anual3 anos
Recolhimentos previdenciários do contribuinte individualIndeterminado Permanente
Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)20 anos Planejamento anual seguinte Permanente
Salário-educação – documentos relacionados ao benefício10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Salário-familía – documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia Social30 anos 1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da cinstituiçãp do crédito anteriormente efetuado Permanente
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa 5 anos Data da extinção do contrato de trabalho Temporário
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho2 anos Data da extinção do contrato de trabalho Temporário

COMPETÊNCIA FEDERAL

II – COMERCIAL FISCAL

DOCUMENTOTEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos)5 anos 1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Temporário
Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc)5 anos Data da emissão de seu parecer Temporário
Compensação mercantil20 anos Permanente
Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte5 anos
Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos)5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Temporário
Comprovante de Intervenção no Domínio Econômico – CIDE5 anos
Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.)5 anos IdemTemporário
Contrato de Seguros – informação de valores20 anos Término da vigência Permanente
Contratos de seguros de bens – documentos originais5 anos Término vig. ou prazo prescricional, o que for maior Temporário
Contratos de seguros pessoas – documentos originais20 anos Término da vigência Permanente
Contratos Previdenciários Privados20 anos Término da vigência Permanente
Declaração de Ajuste Anual – IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores5 anos
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos 5 anosPrimeiro dia do exercício seguinte Temporário
Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP) 5 anos
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal – Pessoa Jurídica5 anos Primeiro dia do exerciício seguinte Temporário
DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte5 anos Data da entraga à SRF Temporário
Declaração de informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal – DITI-TIPI 335 anos
Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias – DIMOB5 anos
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF 5 anos
Declaração do Imposto sobre Propriedade Territorial Rural – ITR5 anos
Declaração Especial de Informações – DIF – DIF – Bebidas – DIF – Cigarros – DIF Papel Imune5 anos
Declaração Simplificada das Pessoas Jurídicas das Empresas Optantes pelo Simples e Inativas5 anos
Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON5 anos
Demonstrativo de Notas Fiscais – DNF5 anos
Demonstrativo do Crédito Presumido – DCP5 anos
Imposto de Renda – Pessoa Jurídica – livros e documentos em geral: – Pessoa física considerada empresária – Pessoa jurídica – lucro presumido – Pessoa Jurídica – lucro real – Pessoa jurídica – lucro arbitrado – Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurídica e física) – Imunes e Isentas – Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Deduções do Imposto sobre a Renda 5 anos
Extinção das debêntures5 anosPrimeiro dia do exercício seguinte Temporário
Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral)5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração5 anos Ocorrência fato gerador 1º dia exerc. seguinte ou data anulação.constituição crédito anteriormente efetuado Temporário
Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados – IE – comprovantes5 anos
Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros – II – comprovantes5 anos
Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores Mobiliários – IOF – comprovantes e informações 5 anos
Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial
Livro Diário
Livro Razão
5 anos
Indeterminado
10 anos
Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Temporário
Permanente
Temporário
Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativasIndeterminado
Sociedades Anônimas S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo8 anos
Novação mercantil20 anos
Pagamentos mercantis20 anos
SA – Títulos ou contratos de investimentos coletivos 8 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Títulos de capitalização – documentos originais 20 anos Término da vigência ou resgate, o que for maior
Títulos de capitalização – informações de valores20 anos Términno da vigência

COMPETÊNCIA ESTADUAL

III – FISCAL

DOCUMENTOTEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO
Bilhete de Passagem Arquivário
Bilhete de Passagem e Nota Bagagem
Bilhete de Passagem Ferroviário
Bilhete de Passagem Rodoviário
Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas
Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas
Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas
Cupon Fiscal emitido por ECF
Despacho de Transporte
Manifesto de Carga
Nota Fiscal de Serviços de Comunicação
Nota Fiscal de Serviços de Teleomunicação
Nota Fiscal de Serviços de Transporte
Nota Fiscal de Venda a Consumidor
Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A
Nota Fiscal/Conta de energia elétrica
Ordem de Coleta de Cargas
Resumo de Movimento Diário
5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

COMPETÊNCIA ESTADUAL

III – FISCAL

DOCUMENTOTEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO
Livro de Registro de Entradas
Livro de Registro de Saídas
Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque
Livro de Registros de Selo Especial de Controle
Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais
Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias
Livro de Registros de Inventário
Livro de Registros de Apuração do IPI
Livro de Registros de Apuração do ICMS
Livro de Movimento de Combustíveis
5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário

COMPETÊNCIA MUNICIPAL

IV – FISCAL

DOCUMENTOTEMPO DE GUARDA INÍCIO DA CONTAGEM ARQUIVO
Documentos em geral
Nota Fiscal de Serviço
Nota Fiscal – Fatura de Serviço
5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados
Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros
Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas
Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais
5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Temporário
Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.


Observações:

Livros Fiscais – Prazo de Conservação



As empresas num modo geral – indústria, comércio e prestadoras de serviços – devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. – p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crédito do imposto (ICMS/IPI) terá a sua prescrição em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretação equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentações sem observar as regras de outros tributos.

Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prevê tratamento especial para conservação de documentos relacionados à toda atividade praticada, incluindo neste caso a própria documentação do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pública tem o direito de constituir o crédito tributário, ou seja, exigir o tributo administrativamente, até 5 anos do primeiro dia do exercício àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o período necessário para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurídica ocorre com a entrega da declaração – DIPJ – no exercício seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teríamos uma contagem totalmente alargada para fins de conservação de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contábeis. Vejamos:
Ano do registro dos fatos administrativos e contábeis1996
Ano da entrega da declaração do imposto de renda1997
Início da prescrição (CTN/66, art. 173, inciso I)1998
(+) 5 anos para ocorrência da prescrição (1998 + 5)2003
Prazo necessário para guarda dos documentos (1996 – 2003)7 anos
Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI5 anos
Esse entendimento foi ratificado pela Lei n.° 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de “compras”, exigido pelo imposto de renda, foi substituído pelo livro “registro de entradas modelos 1 e 1-A” , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princípio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrição, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.
O QUE FAZER QUANDO A EMPRESA PERDE UM DOCUMENTO?
Nestes casos não adianta ficar desesperado. A melhor atitude a tomar é fazer um anúncio com a declaração de extravio em um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar à Receita Federal, à Junta Comercial, à Prefeitura da cidade ou qualquer órgão que tenha interesse pelo documentos perdido de Delegacia Regional do Trabalho.