De acordo com dados da Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD) foram emitidos 570.696 certificados digitais em 2021, junto da expectativa do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) é de que até o fim de 2022 mais de 8,5 milhões de certificados digitais sejam emitidos.

Essa nova tecnologia que visa segurança, agilidade e menos burocracia, é obrigatória para a maioria das empresas.

Além de oferecer inúmeros benefícios é mais um passo em direção ao futuro da transformação digital.

O que é o certificado digital?

O Certificado digital é a identidade eletrônica de uma empresa ou pessoa, jurídica ou física, que funciona como uma carteira de identificação virtual.

Serve para assinar documentos digitais e permite acesso a sistemas eletrônicos restritos, como órgãos públicos na internet (Receita Federal, INSS, juntas comerciais etc.).

Evitando o uso de papéis e tinta de canetas, documentos eletrônicos que são assinados com o certificado digital podem ser emitidos de qualquer lugar, a qualquer momento e sem precisar do reconhecimento de firma em cartório.

Quase todas as empresas precisam ter o certificado digital para que possam se relacionar com órgãos governamentais, atualmente, algumas atividades só são realizadas com o uso da assinatura do certificado digital.

Apesar de não ser obrigatório para empresas que têm até um empregado ou optaram pelo regime tributário Simples Nacional, MEI e para pessoas físicas, o certificado digital é capaz de desburocratizar e agilizar processos de forma 100% segura.

Com o certificado digital também é possível o acesso a informações e a realização de atividades à distância, por exemplo:

  • e-Jurídico: para advogados acessarem remotamente processos e assinarem petições e procurações;
  • e-Contador: para contadores assinarem documentos e enviarem informações para órgãos públicos.

O sistema é altamente seguro e as chances de a identidade ser violada é praticamente nula, através de chaves criptográficas que nunca se repetem.

E quanto mais pessoas aderirem ao certificado digital, mais serviços serão disponibilizados, o que significa que no futuro poderemos economizar tempo e recursos, executando mais tarefas com menos trabalho.

Como obter o certificado digital?

Para obter seu certificado digital, o primeiro passo é escolher o modelo, cada um deles tem um objetivo de uso e existem vários:

  • e-CNPJ: identidade digital de pessoas jurídicas, é atrelado ao CNPJ;
  • e-CPF: versão digital do cadastro de pessoa física.
  • e-MEI: identidade digital para microempreendedores individuais;
  • NF-e: certificado digital para emissão de notas fiscais eletrônicas;
  • e-Saúde: identidade digital para profissionais de saúde;
  • e-Jurídico: identidade digital para advogados inscritos na OAB;
  • e-Contador: identidade digital para contadores;

Ao escolher o modelo, escolha o tipo de certificado digital:

  • Certificado digital A1: é instalado e armazenado diretamente em um computador, com validade de um ano
  • Certificado digital A3: é armazenado em token ou Smartcard, podendo ter validade de um a três anos.
  • Certificado tipo S: é recomendado para quem precisa de sigilo para realizar transações, permitindo que as informações sejam compartilhadas com muita segurança, pois conta com sistema criptografado.
  • Certificado tipo T: tem como objetivo atentar quando um documento foi originalmente emitido. Ele é mais conhecido como carimbo do tempo. Com esse certificado, é possível evitar fraudes nos documentos digitais.

É importante checar a compatibilidade do certificado digital com o sistema operacional e o tipo de dispositivo onde será utilizado.

Agora é a vez de adquirir o certificado digital, existem várias entidades que são certificadores credenciados pelo ITI para emitir certificados digitais.

Compre e faça a validação do certificado digital, após a confirmação do pagamento, uma validação será agendada podendo ser presencial ou por videoconferência.

É a etapa mais importante, pois nela você apresentará toda a documentação exigida e será feita a coleta de registro dos dados biométricos, como fotos e impressões digitais.

Instale o certificado digital, tanto para o A1 e o A3, a instalação é muito simples, apenas não se esqueça de sua senha, além de que todas as orientações serão enviadas por e-mail.

Assine um documento digitalmente, agora você já possui um certificado digital, já é possível inserir sua assinatura digital em documentos digitais.

Qual a importância do certificado digital para minha empresa?

Como o certificado digital para empresas é a identidade digital da empresa, se tornando uma autenticação altamente segura para assinar documentos e transações com total privacidade e agilidade, sendo reconhecido pela Lei nº 14.063/2020, sem precisar ser reconhecida em firma no cartório.

É importante que as empresas deem esse passo a frente e passem a aderir ao certificado digital.

Já que segurança, comodidade e agilidade são vantagens garantidas para reduzir a burocracia, veja o que mais é possível:

  • Assinatura e envio de documentos digitais: (contratos, acordos, recibos, promissórias, declarações etc.) com assinatura eletrônica;
  • Utilização do eSocial: sistema criado pelo Governo para unificar as informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), da declaração do Imposto de Renda retido na fonte (DIRF), do Sistema de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (SEFIP) e do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Emissão de nota fiscal eletrônica;
  • Realização de outros compromissos fiscais: por exemplo, através do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex);
  • Autenticação de site e comércio eletrônico;

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