O que é Departamento Pessoal? 

Por questão de curiosidade é bom lembrar que, com a aprovação da Lei 5.452 em 1943, consolidação das Leis do Trabalho (CLT), deu origem ao Departamento Pessoal, sancionado pelo presidente Getúlio Vargas. Portanto, o Departamento Pessoal – DP é o setor da empresa responsável pela gestão de pessoas, questões relacionadas aos funcionários, como folha de pagamento, férias, licenças, admissões, demissões, entre outras.

O Ministério do Trabalho é o órgão responsável pela fiscalização, sendo assim, é necessário que o Departamento Pessoal mantenha arquivos e pastas em local de acesso restrito, com a finalidade de preservar a confidencialidade das informações, além de uma visita do Ministério do Trabalho para possíveis fiscalizações.

Funções do Departamento Pessoal 

Para cada cargo no Departamento Pessoal existe uma função, acompanhe:

  • Gestor/ Gerente: Planejar, coordenar, orientar e responsabilizar-se pela execução de atividades diversas relacionadas à emissão da folha de pagamento e das guias de recolhimento de encargos sociais, bem como pelo processamento das rotinas de contratações de empregados, férias, demissões, homologações, décimo-terceiro salário e outras similares, mantendo-se atualizado quanto à legislação trabalhista e previdenciária aplicável ao quadro de pessoal das empresas clientes. Interagir com as áreas internas da empresa e com órgãos e entidades externas para cumprimento das atribuições funcionais. Efetuar visitas periódicas às empresas clientes ou em situações pontuais, quando necessário. Participar de reuniões com a Diretoria.
  • Coordenador: Colaborar com a Gerência do Departamento Pessoal no planejamento, organização, coordenação, acompanhamento, avaliação e validação das atividades. Atender solicitações da fiscalização. Interagir com as áreas internas da empresa e com órgãos e entidades externas para cumprimento das atribuições funcionais. Efetuar visitas periódicas às empresas clientes ou em situações pontuais, quando necessário. Orientar os demais colaboradores da área na execução de suas atribuições funcionais, esclarecendo, ensinando e acompanhando as atividades para obtenção de resultados eficazes. Assistir diretamente o Gerente do Departamento Pessoal em suas atribuições. Substituir o titular da área em suas ausências.
  • Analista de DP/ Benefícios: Participar dos processos de planejamento e execução de atividades diversas relacionadas à emissão da folha de pagamento e das guias de recolhimento de encargos sociais, bem como do processamento das rotinas de contratações de funcionários, férias, demissões e homologações, décimo-terceiro salário e outras similares, mantendo-se atualizado quanto à legislação trabalhista e previdenciária aplicável ao quadro de pessoal das empresas clientes. Interagir com as áreas internas da empresa e com órgãos e entidades externas para cumprimento das atribuições funcionais.
  • Assistente: Auxiliar nas atividades relacionadas à emissão da folha de pagamento e das guias de recolhimento de encargos sociais, bem como do processamento das rotinas de contratações de funcionários, férias, demissões e homologações, décimo-terceiro salário e outras similares.
  • Auxiliar de DP: Auxiliar, mediante supervisão direta, nas atividades de separação de documentos, validação de dados e atividades relacionadas à emissão da folha de pagamento e das guias de recolhimento de encargos sociais, bem como do processamento das rotinas de contratações de funcionários, férias, demissões e homologações, décimo-terceiro salário e outras similares. Auxiliar na coleta de dados para elaboração de relatórios de posicionamento e análise gerencial conforme orientação superior.

Rotinas do Departamento Pessoal 

As rotinas do Departamento Pessoal ocorrem mensalmente, estes processos devem ser concluídos dentro do prazo observando a legislação, mas neste percurso ocorrem fatos como demissões, acidentes do trabalho e férias. Vale lembrar que cada um destes processos deve ser cumprido e informado ao e-Social.

 

  • Admissão – exame admissional, elaboração e assinatura do contrato, anotações através do e-Social na Carteira de Trabalho Digital, registro eletrônico de funcionário junto ao e-Social, abertura de conta salário, geração do número de registro de ponto, arquivo de documentos.
  • Gestão de ponto – processo importante para levantar faltas justificadas e injustificadas, atrasos, esquecimentos, geração de horas extras para pagamento ou acúmulo em banco de horas;
  • Benefícios — vale-transporte, plano de saúde, plano odontológico, vale-alimentação ou refeição, vale farmácia, bolsa de estudos, seguro de vida. Estes são alguns dos benefícios que podem ser concedidos aos funcionários com desconto em folha a critério da empresa;
  • Folha de pagamento — para que o cálculo da folha seja correto, todos os valores que incidem algum desconto ou benefício ao funcionário devem ser devidamente informados pelo nosso cliente.
  • Rescisão — exame médico demissional, rescisão do contrato, anotações na CTPS Digital, cálculo dos valores de acordo com o tipo de desligamento — por decisão do empregador com e sem justa causa, por decisão do empregado — e acerto final.
  • Afastamentos – Cabe ao DP cuidar dos afastamentos temporários previstos pela legislação, como por acidente e doenças, relacionadas ou não ao trabalho. Também entram nesta categoria as licenças remuneradas, como a licença maternidade e paternidade.
  • Férias – Também cabe ao DP fazer o controle de férias, no que diz respeito aos cálculos, regras e períodos de vencimentos.
  • Fechamento dos impostos relacionados à folha de pagamento: Cabe ao DP cuidar do cálculo da folha e do fechamento dos impostos mensais e emissão de guias e cumprimento de outras exigências legais.

Obrigações mensais e anuais do Departamento Pessoal:   

  • e-Social: devem ser transmitidos, até o dia 15 de cada mês, todos os eventos periódicos e não periódicos relativos ao mês anterior da folha de pagamento.
  • DCTFWeb –A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundo (DCTFWeb) é o instrumento para informar à Receita Federal as contribuições previdenciárias da empresa. Obrigação mensal, até o dia 15, e anualmente, até 20 de dezembro, com informações sobre 13° salário.
  • EFD-Reinf: Pinformação das retenções previdenciárias sobre serviços tomados e prestados, deve ser informado até o dia 15.
  • CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta): A desoneração da folha de pagamento permite que as empresas dos setores beneficiados paguem alíquotas de 1% a 4,5% sobre a receita bruta, em vez de 20% sobre a folha de salários.
  • DARF Previdenciário: é emitido após todas as fases acima concluídas, vence no dia 20 de cada mês.
  • DARF IRRF: relativo às retenções de imposto de renda retido na fonte sobre a folha de pagamento, contempla empregados, sócios (pró-labore), autônomos e demais pessoas físicas, vence no dia 20 do mês posterior.
  • SEFIP – O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) gera mensalmente a guia de recolhimento (GFIP). Com ela a empresa faz o pagamento do FGTS até o dia 07 do mês posterior. Em breve será substituído pelo FGTS DIGITAL, e terá vencimento no dia 20.
  • RAIS – A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é um relatório de informações socioeconômicas solicitado pelo Ministério do Trabalho e Emprego às pessoas jurídicas e outros empregadores, sendo uma obrigação anual.
  • DIRF – A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação anual de pessoas físicas e jurídicas que pagaram ou creditaram quaisquer valores sobre os quais tenha sido retido o Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF).

Certamente, depois de ler este texto você vai concordar que o Departamento Pessoal é imprescindível para sua empresa. Mas não basta sua existência, é necessário que este departamento siga todas as normas trabalhistas e cumpra os prazos com rigor.