Livro caixa é uma ferramenta que auxilia no registro contábil das empresas, fazendo o controle de fluxos financeiros de entradas e saídas do caixa, auxiliando na escrituração contábil, com todos os registros de atos e fatos administrativos.

Também pode ser feito por profissionais liberais e autônomos, além das empresas já devidamente regularizadas.

livro caixa facilita muito na gestão financeira de uma empresa, além de ser fundamental para controlar tudo que é referente ao capital. É importante mencionar que livro caixa e fluxo de caixa não são a mesma coisa

O que é livro caixa?

O livro caixa registra a entrada e saída de dinheiro de uma empresa, sendo fundamental registrar recebimentos, pagamentos feitos em dinheiro, cheque e transferência, como água, energia, telefonia, materiais de escritório e quaisquer outras necessidades que a empresa possua, sejam gastos com fornecedores e colaboradores, ou seja, qualquer pagamento de contas fixas ou emergenciais.

O livro caixa auxilia no controle financeiro interno, como na prestação de contas à Receita Federal, desde que os arquivos relacionados à transações, portanto é importante que comprovantes e recibos estejam sempre adequadamente armazenados e arquivados, facilitando a manutenção do livro.

Empresas de qualquer porte podem ter esse documento, uma vez que o livro caixa é facultativo para as empresas que possuem Lucro Presumido, porém é obrigatória para as que optam pelo Simples Nacional e têm receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões por ano, de acordo com a Lei 9.317/96.

O que deve conter no livro caixa?

Por se tratar de um documento oficial, a organização do livro caixa é padronizada, mesmo que alguns tópicos e períodos de registros possam variar de empresa para empresa, diversos pontos são obrigatórios e seguem um padrão para toda e qualquer instituição que utilize esse método de controle. Portanto é obrigatório que conste em qualquer livro caixa:

  • Data da transação: deve ser informado o dia em que ocorreu;
  • Breve histórico do registro: descrição da atividade realizada, por exemplo: recebimento de pagamento do cliente X;
  • Débito: é entrada de dinheiro que a empresa recebeu;
  • Crédito: valor que saiu do caixa da empresa, gastos realizados;
  • Saldo atual: resultado da diferença entre as entradas e saídas.

Para o saldo final, você pode utilizar a seguinte fórmula:

saldo anterior + recebidos – pagamentos = saldo atual

É importante mencionar que existem diferentes formatos de relatórios, e também saber qual é o ideal e melhor funciona com sua atividade e a rotina da empresa.

  • Para pequenas empresas, os relatórios podem ser realizados em uma planilha de forma organizada, mantendo uma visibilidade financeira geral.
  • Uma trilha visual de transação individual pode ser realizada através de um software específico para isso.
  • Também é possível agrupar por fatura ou cliente os recebimentos para acompanhar a entrada e saída de dinheiro.

Para os profissionais liberais que fazem o livro caixa, tem todo um ambiente e estrutura diferente, já que é feito com gastos relacionados aos bens de consumo próprio, como, materiais de escritório, limpeza, para execução das atividades, qualquer outra necessidade aos processos diários do profissional, conservação e reparos.

As despesas não podem ultrapassar as receitas, caso ocorra, o excedente pode ser somado aos meses seguintes, até dezembro do ano vigente.

Em relação a despesas em excesso em um único mês, não devem ser anotadas ou serem transferidas para o próximo ano, além disso, a escrituração deve ser realizada pelo programa Carnê do Leão do ano vigente, em um formulário em ordem sequencial.

Qual a importância de registrar a entrada e saída do dinheiro da empresa?

Com os registros de entradas e saídas de caixa em dia, é possível entender quais são as necessidades financeiras do negócio, identificando se o número de receitas vindo das vendas está superior ou inferior aos gastos de manutenção do negócio.

Assim, o gestor pode determinar qual é o nível de lucratividade do empreendimento, elaborando estratégias e planejamentos que ajudem a melhorar o desempenho da empresa.

O maior benefício de ter o controle e registrar a entrada e saída do dinheiro da empresa é ter a chance de avaliar como está a saúde financeira da sua empresa, dessa forma, é possível identificar se as receitas são realmente capazes de cobrir as despesas.

Pode acontecer que mesmo que as vendas parecem estar indo bem, o valor de recebimentos ainda não é suficiente, e é através de uma análise nos registros que se percebe isso.

Além de também facilitar a identificação de empresas com uma boa lucratividade e aumentar as chances de conseguir um aporte financeiro com investidores.

Porém, todas essas burocracias podem ser administradas por uma assessoria responsável e assertiva que você encontra na equipe da Empresa de Contabilidade Grupo King, com profissionais extremamente capacitados, estratégicos e que visam o melhor para que todos esses problemas sejam uma preocupação a menos para você e sua empresa.

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